الرئيسية
أحدث الصور
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]
منهجية تحرير المراسلات الإدارية
تعتبر الرسائل وجميع أشكال الإتصال المكتوبة وسيلة إدارية لاغنى عنها لأنها ترجمة مكتوبة لجميع الإتصالات الشخصية التي تتم داخل المؤسسات وخارجها . وكتابة المراسلات فن ومهارة ولابد لكابتها من الإلمام بالأصول العامة لكتابة الرسائل ومن الإحاطة بأصول وقواعد اللغة التي يكتب بها . فقدرة الكاتب التعبيرية ومهارته اللغوية لها تأثير إيجابي على نوعية الرسالة التي يخرجها
العوامل مساعدة
*إستخدام الجمل القصيرة والسهلة وإستبعاد الألفاظ الصعبة وتجنب الأخطاء اللغوية
* الإبتعاد عن التكرار دون داع والإبتعاد عن الكلمات غير المحددة
* تسلسل الأفكار وترابطها
* مراعاة التنسيق عند الطباعة
* مراجعة الرسالة بعد طباعتها وتصحيح الأخطاء
أجزاء الرسالة
o التاريخ:
للتاريخ أهمية كبرى في المراسلات وخاصة من الناحية القانونية لأن الرسالة تعتبر مستندا رسميا وقد جرت العادة أن يظهر التاريخ على الجهة اليمنى من الرسالة أو الجهة اليسرى .
o الرقم:
يعتبر الرقم مرجعا لتسهيل عملية الرجوع إلى الرسالة عند الحاجة إليها ويساعد على عملية حفظ الرسالة في الملفات .
o عنوان المرسل إليه :
يكتب عنوان المرسل إليه بعد التاريخ كالتالي :
- السطر الأول يكتب اسم المرسل إليه مسبوقا بكلمة الفاضل واللقب العلمي إن وجد
- السطر الثاني يكتب المسمى الوظيفي للمرسل إليه
- السطر الثالث العنوان أو إسم المؤسسة
o التحية الإفتتاحية :
أكثر العبارات الترحيبية شيوعا " سلام تام بوجود مولانا الإمام"
o موضوع الرسالة :
الهدف منه إعطاء فكرة أولية وسريعة عن مضمون الرسالة . ويكتب بعد التحية .
o محتوى الرسالة :
ينقسم موضوع الرسالة إلى ثلاث فقرات :
- الفقرة الأولى : تقديم أو تمهيد حول الموضوع
- الفقرة الثانية : تزويد المرسل إليه بمعلومات أساسية
- الفقرة الثالثة : تحديد المطلوب ومن ثم التحية الختامية
o التوقيع :
المقصود به توقيع المرسل وهو ضروري لإعطاء الرسالة الصفة القانوني .
o المرفقات
إذا أرفق بالرسالة مستندات أخرى ، فلا بد الإشارة لها في الرسالة نفسها أو في الجزء الأسفل من الجانب الأيمن للرسالة .
نماذج لبعض المراسلات
شهادة العمل
بيان الإلتزام
الوضعية الإدارية
رخصة لأسباب صحية
مغادرة التراب الوطني
